Hoe organiseer ik een Meerdaagse?

Leuk als je een Meerdaags NVVR weekend zou willen organiseren! Net zoals bij de Eendaagse activiteiten, worden ook de Meerdaagse activiteiten door leden voor leden georganiseerd, allemaal vrijwilligers die bereid zijn hun ervaring en enthousiasme te delen. Voorop staat lekker kunnen genieten met onze paarden, elkaar kunnen ontmoeten en vrij kunnen genieten van de natuur. Voor wat betreft het invullen en de organisatie van een NVVR weekend ben je geheel vrij. In dit document tref je een aantal handvaten/richtlijnen aan om je op weg te helpen.

 

Op welke datum plan ik een NVVR weekend?  In overleg met de Meerdaagse Commissie kies je een datum wanneer jouw weekend plaatsvindt.

Waarom overleg met de Meerdaagse cie? Zij hebben overzicht op de planning van alle weekenden en om te voorkomen dat er bijvoorbeeld in 1 maand meerdere weekenden gepland worden, is overleg fijn. Grootte van de groep Hoeveel personen wil je ontvangen in een weekend? De grootte van de groep bepaal je zelf. Voel jij je prettig om een weekend te organiseren voor 30 personen of liever voor 10 à 15 personen? It’s up to you.

Locatie NVVR weekend.  Jij bent het beste bekend in je eigen omgeving. Weet je een goede en geschikte accommodatie voor mens en paard met mooie uitrijmogelijkheden, informeer op deze locatie dan naar de mogelijkheden en kosten. Denk o.a. aan:

- Overnachtingsmogelijkheden mens: is er een slaapzaal beschikbaar of kan je alleen overnachten in een tent, camper of trailer?

- Stallingsmogelijkheden van de paarden: is er alleen 24/7 weidegang beschikbaar of zijn er ook een aantal boxen beschikbaar?

- Kan de locatie ook voor hooi/voordroog zorgen?

- Is er een ruimte die gezamenlijke gebruikt kan worden om bijvoorbeeld te koken, te eten en ’s avonds te zitten of is er, als je een kampeerweekend organiseert, alleen de mogelijkheid om bij je eigen kampeerplek te koken en te zitten?

- Is er voldoende parkeerplaats beschikbaar voor de auto’s met trailers?

Kosten accommodatie. Er is door onze penningmeester een heel handig calculatie template gemaakt. Hier vul je o.a. de kosten in voor de accommodatie, stalling paarden, parkeren auto met trailer, gebruik algemene ruimte, toeristenbelasting, etc.. Als je alles hebt ingevuld, komt er een kostprijs per persoon uit. Uitgangspunt is dat de deelname van de gastvrouw/-heer en kok betaald wordt door de deelnemers. Deze kostprijs ronden we af en dat wordt dan de prijs die we op de website vermelden en de prijs die de deelnemers betalen. Voordat je definitief akkoord geeft aan de locatie, overleg je eerst met de penningmeester of de kosten akkoord zijn. Pas na overleg en fiat van de penningmeester heb je akkoord om de accommodatie definitief te boeken!

Check accommodatie voorafgaand aan het weekend. Als advies geven we je mee om een week of 3/4 voor aanvang van je weekend nog even contact op te nemen met je accommodatie. Is bij hen alles goed gedocumenteerd en gereserveerd? Hebben zij nog vragen of wellicht jij. Je weet dan ook hoeveel mensen zich tot nu toe hebben inschreven en vaak kan je dan ook wel een inschatting maken of er nog mensen bijkomen. Je kan dan bij de accommodatie aangeven hoeveel mensen er definitief ingeschreven hebben en of je er nog een aantal personen bij verwacht.

De eindmail. Hier kijkt iedereen altijd verwachtingsvol naar uit Want als je deze mail ontvangt, is het NVVR weekend in zicht. Wat neem je o.a. op in de eindmail?

- Naam, adres en plaatsnaam van de accommodatie

- Vanaf hoe laat wordt je op vrijdag op de accommodatie verwacht

- Hoe laat moet op zondag de accommodatie weer (bezem)schoon opgeleverd worden

- De verzorging van het weekend: verzorgt de organisator het ontbijt, lunch en avondeten of dient de deelnemer hier zelf voor te zorgen

- De verzorging voor de paarden: o zijn er wel of geen boxen beschikbaar of is er alleen 24/7 weidegang. o kunnen de paarden alleen in de wei/paddock gezet worden of wordt er verwacht dat er 2 paarden bij elkaar gezet worden? o of wellicht is er 1 of 2 grote weides beschikbaar en wordt er verwacht dat de paarden allemaal bij elkaar in 1 weide gaan o of wordt de groep in tweeën gesplitst in bijvoorbeeld een merrie en ruinen wei?

- Is er een vergunning nodig om in het gebied te mogen rijden?

- Wordt er vanuit de accommodatie voor hooi/voordroog gezorgd of dient men dit zelf mee te nemen. Het is wel gebruikelijk dat iedereen zelf krachtvoer meeneemt.

- Naam en telefoonnummer van de plaatselijke hoefsmid en dierenarts - Heb je een programma, neem dit dan ook op in je eindmail. Veel deelnemers stellen het op prijs om op de eerste avond tijdens of na het eten even een voorstelrondje te doen.

- Mocht je meer info willen delen over je weekend, vooral doen!

Ruiterroutes in de omgeving. Op een NVVR weekend komen verschillende mensen met verschillende paarden. De een is heel zeker en vormt graag zelf een groepje om mee te rijden en zet zelf zijn/haar routes uit voor het weekend. Maar er komen ook mensen die het fijn vinden als ze bijvoorbeeld één of meerdere van tevoren uitgestippelde routes krijgen. Dus ben je zelf goed bekend in het gebied en heb je 1 of meerdere routes van verschillende lengtes beschikbaar, laat het iedereen weten. En misschien vind je het leuk om bijvoorbeeld 1 dag zelf te gidsen, geef het aan bij je deelnemers. Vaak maken mensen hier dankbaar gebruik van.

Dan rest ons je vooral veel plezier te wensen met de organisatie en tijdens het NVVR weekend!

De Meerdaagse Commissie van de NVVR

Agenda Meerdaagse Overzicht