DatumIn overleg met de Meerdaagse Commissie kies je een datum wanneer jouw weekend plaatsvindt.

Waarom overleg met de Meerdaagse cie?Zij hebben overzicht van de planning van alle weekenden en om te voorkomen dat er bijvoorbeeld in 1 maand meerdere weekenden gepland worden, is overleg fijn.

GroepsgrootteDe grootte van de groep bepaal je zelf. Voel jij je prettig om een weekend te organiseren voor 30 personen of liever voor 10 à 15 personen? It’s up to you.

LocatieJij bent het beste bekend in je eigen omgeving. Weet je een goede en geschikte accommodatie voor mens en paard, met mooie uitrijmogelijkheden, informeer op deze locatie dan naar de mogelijkheden en kosten.

Denk o.a. aan:

• Overnachtingsmogelijkheden mens: is er een slaapzaal beschikbaar of kan je alleen overnachten in een tent, camper of trailer?
• Stallingsmogelijkheden van de paarden: is er alleen 24/7 weidegang beschikbaar of zijn er ook een aantal boxen beschikbaar?
• Kan de locatie ook voor hooi en/of voordroog zorgen?
• Is er een ruimte die gezamenlijke gebruikt kan worden om bijvoorbeeld te koken, te eten en ’s avonds te zitten, of is dat, als je een kampeerweekend organiseert, alleen mogelijk bij je eigen kampeerplek?
• Is er voldoende parkeerplaats beschikbaar voor de auto’s met trailers?

KostenEr is door onze penningmeester een handige calculatie-template gemaakt. Hier vul je o.a. de kosten in voor de accommodatie, stalling paarden, parkeren auto met trailer, gebruik algemene ruimte, toeristenbelasting, etc. Als je alles hebt ingevuld, komt er een kostprijs per persoon uit.
Uitgangspunt is dat als het door jou georganiseerde weekend volledig all-inclusive is voor de deelnemers, de deelname van één gastvrouw/-heer/kok ook betaald wordt door de deelnemers. De gastvrouw/-heer/kok is meestal dezelfde persoon, namelijk jij als organisator. Het is de bedoeling dat de gastvrouw/-heer/kok (organisator) voor alles zorgt; zowel de inkoop van het drinken en eten, maar ook het klaarmaken en -zetten van de maaltijden en tussendoortjes. Indien de deelnemers zelf voor de tussendoortjes, maaltijden en het drinken dienen te zorgen, dan betaalt de organisator zelf ook mee aan het weekend.
Heb je veel deelnemers, dan kun je in overleg met de penningmeester een aanvullend budget reserveren voor een tweede gastvrouw/-heer/kok.

De kostprijs wordt afgerond en dat wordt dan de prijs voor het Meerdaagse weekend. Je overlegt eerst met de penningmeester of de kosten akkoord zijn, voordat je definitief boekt bij de locatie.

Check de accommodatie kort van te vorenAls advies geven we je mee om een week of drie-vier voor aanvang van je weekend nog even contact op te nemen met de accommodatie om alles te verifiëren en confirmeren. Je kan dan meteen bij de accommodatie aangeven hoeveel mensen er definitief ingeschreven hebben en of je er nog een aantal personen bij verwacht. 

De eindmailHier kijkt iedereen altijd verwachtingsvol naar uit. Wat neem je o.a. op in de eindmail?

• Naam, adres en plaatsnaam van de accommodatie.
• Vanaf hoe laat wordt iedereen op de startdag, meestal vrijdag, op de accommodatie verwacht.
• Hoe laat moet op de vertrekdag, meestal zondag, de accommodatie weer (bezem)schoon opgeleverd worden.
• Moeten de deelnemers zelf beddengoed meenemen, of is dat aanwezig op de accommodatie.
• Vraag of de deelnemers (oude) handdoeken, theedoeken en/of vaatdoeken mee willen nemen. Deze komen altijd wel van pas tijdens een weekend.
• De verzorging van het weekend: verzorgt de organisator het drinken, ontbijt, lunch, avondeten en de tussendoortjes, of dient de deelnemer hier zelf voor te zorgen.
• De verzorging voor de paarden: zijn er wel of geen boxen beschikbaar of is er alleen 24/7 weidegang. Kunnen de paarden alleen in de wei/paddock gezet worden, of wordt er verwacht dat er twee paarden bij elkaar gezet worden? Of wellicht zijn er 1 of 2 grote weides beschikbaar en wordt er verwacht dat de paarden allemaal bij elkaar in een weide gaan, of wordt de groep in tweeën gesplitst in bijvoorbeeld een merrie- en ruinen-wei?
• Is er een vergunning nodig om in het gebied te mogen rijden?
• Wordt er vanuit de accommodatie voor hooi en/of voordroog gezorgd, of dient men dit zelf mee te nemen. Het is wel gebruikelijk dat iedereen zelf krachtvoer meeneemt.
• Namen en telefoonnummers van de plaatselijke hoefsmid en dierenarts.
• Heb je een programma, neem dit dan ook op in je eindmail. Veel deelnemers stellen het op prijs om op de eerste avond tijdens of na het eten even een voorstelrondje te doen.
• Mocht je meer info willen delen over je weekend, vooral doen!

Ruiterroutes in de omgevingOp een NVVR weekend komen verschillende mensen met verschillende paarden. De een is heel zeker en vormt graag zelf een groepje om mee te rijden en zet zelf zijn/haar routes uit voor het weekend. Er komen ook mensen die het fijn vinden als ze bijvoorbeeld één of meerdere van tevoren uitgestippelde routes krijgen. Ben je zelf goed bekend in het gebied en heb je een of meerdere routes van verschillende lengtes beschikbaar, laat het weten. Misschien vind je het leuk om bijvoorbeeld een dag zelf te gidsen, geef het aan bij je deelnemers. Vaak maken mensen hier dankbaar gebruik van.

Dan rest ons je vooral veel plezier te wensen met de organisatie en tijdens het NVVR-weekend!

De Meerdaagse Commissie van de NVVR